Die WHU – Otto Beisheim School of Management ist bislang gut durch die Corona-Krise gekommen. Das liegt nicht zuletzt am unermüdlichen Einsatz der Mitarbeiter und Lehrenden der Business School. Eine Abteilung, für die die Kontaktbeschränkungen besondere Herausforderungen aufgeworfen hat, ist das Welcome Center der WHU. Es ist eine der ersten Anlaufstellen für neue Mitglieder der WHU-Community und Ausdruck einer starken Willkommenskultur an der Hochschule. Möglich wird die offene Atmosphäre durch den starken Austausch zwischen Welcome Center und der Hochschulleitung, der Personalabteilung, den Lehrstuhlassistentinnen und zahlreichen weiteren KollegInnen aus der Verwaltung und den Fakultäten. Das Center ergänzt Services um bereits bestehende Aktivitäten wie beispielsweise den Intro-Day und hilft dabei, Abläufe zu optimieren. Normalerweise sind Diana Stasch und Cindy Berdou es gewöhnt, alle neuen Mitarbeiter persönlich am Campus willkommen zu heißen. Im Interview schildern beide, wie sich ihre Arbeit durch COVID-19 vorübergehend gewandelt hat.
Auch Ihre Arbeit hat sich durch das Coronavirus verändert. Ein Beispiel aus der Praxis: Dr. Heike Brost-Steffens hat während des Lockdowns ihre Arbeit bei Executive Education aufgenommen. Sie sagt: „Meine Begrüßung an der WHU Anfang Mai war trotz der ungewöhnlichen Umstände in der aktuellen Corona-Zeit sehr persönlich, obwohl der Campus recht leer war. Das Team des Welcome Centers hat mich auch online bei den wichtigsten Dingen unterstützt und jederzeit seine Hilfe angeboten. Ich war zudem sehr positiv überrascht, dass es ein solches Welcome Center überhaupt gibt.“
Wie viel schwerer fällt das Willkommenheißen aktuell, wenn auf den persönlichen Kontakt oftmals verzichtet werden muss?
Cindy Berdou (CB): Es war am Anfang schon eine Umstellung, weil auch wir unsere Abläufe ändern mussten. Momentan arbeiten wir überwiegend im Homeoffice, aber die Willkommenskultur der WHU und die persönliche Begrüßung sind uns wichtig. Deshalb haben wir besonders in den ersten Wochen der Corona-Krise die Willkommensmappen teilweise auch direkt nach Hause geschickt. Die persönlichen Willkommensmeetings mussten dann online stattfinden. Einige Termine und Events mussten seit März leider ausfallen oder auf Online-Formate umgestellt werden, wie zum Beispiel Sprachkurse oder Seminare für Juniorprofessoren. Seit Mai kann aber die persönliche Begrüßung unter Einhaltung der Auflagen wieder auf dem Campus angeboten werden.
Welchen weiteren Einfluss hat das Coronavirus auf Ihren Arbeitsalltag?
Diana Stasch (DS): Zum Glück fast keinen. Wir konnten durch die schnelle Umstellung die meisten Aufgaben auch digital von Zuhause aus erledigen. Nur die Vorbereitung von Vertragsdokumenten oder die Zusammenstellung der Willkommensmappen musste vor Ort geschehen. Wir haben uns deutlich stärker per Videokonferenzen ausgetauscht. Die Meetings wurden an die neuen Arbeitszeiten von Kolleginnen mit Kleinkindern angepasst. Mittlerweile ist aber auch das Büro wieder regelmäßig besetzt. Wegen der Corona-Krise wurden an uns aber teils völlig neue Aufgaben gestellt. Zum Beispiel wurde von Mitarbeitern aus anderen Bundesländern verstärkt nach Pendlerbescheinigungen gefragt. Auch die Beantragung von Visa und Arbeitserlaubnissen aus dem Ausland war ein großes Thema.
Das Welcome Center steht aber auch ohne Coronavirus in vielen Fällen hilfreich zur Seite. Wie helfen Sie beispielsweise dabei, Familie und Beruf besser „unter einen Hut“ zu bekommen?
DS: Sehr hilfreich sind die flexiblen Arbeitszeitregelungen an der WHU und die Möglichkeit zum Homeoffice. Aber auch andere bestehende Angebote wie die Nikolausfeier für die Kinder machen das Ambiente familienfreundlicher. Über das Intranet bieten wir die Möglichkeit, sich über Kindergärten und Schulen in der Region aber auch über Regelungen zur Elternzeit zu informieren. Die Darstellung des Bildungssystems in Deutschland ist sicherlich für internationale MitarbeiterInnen von besonderem Interesse.
Obwohl eigentlich ein Rechtsanspruch auf einen Kita-Platz für Kinder ab zwei Jahren in Rheinland-Pfalz besteht, ist die Situation oft schwierig. Auch daher ist die Einrichtung der „WHU Toddlers“ ein wesentlicher Bestandteil unserer Bemühungen, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu unterstützen.
Die „WHU Toddlers“ sind ebenfalls eine recht neue Initiative. Wie wird das Ganze bis jetzt angenommen, und welche Vorbereitungen waren für dieses Pilotprojekt nötig?
DS: Die Diskussion um eine eigene Kinderbetreuung der WHU begleitet uns schon seit Jahren. Nach umfangreichen Abstimmungen mit dem Jugendamt, der Hochschulleitung, der Suche nach qualifiziertem pädagogischem Personal und einer Immobilie konnte unsere Kindertagespflege im März eröffnen. Die „WHU Toddlers“ funktionieren nach dem Tagesmutter-Prinzip und bieten Plätze für fünf Kinder im Alter von etwa einem bis drei Jahren. Mit Simone Hahn haben wir eine hochqualitative und erfahrene Betreuerin gefunden, die sehr empathisch auf die Kinder eingeht. Nachdem das erste Kind Anfang März zur Eingewöhnung gekommen war, mussten wir leider eine Woche später bedingt durch das Coronavirus auch schon wieder schließen. Das hat leider erstmal den Rhythmus unterbrochen. Aber seit Mai haben die „WHU Toddlers“ wieder geöffnet – die Einrichtung wird sehr gut angenommen und es hat sich bereits eine altersmäßig sehr schön aufgestellte „Toddlers“-Gruppe entwickelt.
Das Welcome Center selbst ist mit einem Alter von gut einem Jahr noch relativ neu. Welche Bilanz ziehen Sie für die Zeit seit der Eröffnung?
DS: Zunächst einmal sind wir eine erste Anlaufstelle für alle neuen Mitglieder der WHU-Community. Das Welcome Center wurde ja auch ins Leben gerufen, um die Willkommenskultur zu stärken. Unsere Arbeit beginnt eigentlich schon mit dem Vertragsabschluss des neuen Fakultätsmitglieds, Mitarbeiters oder Doktoranden. Er oder sie wird persönlich und per Mail willkommen geheißen, erhält ein Willkommenspaket und findet am ersten Arbeitstag sofort einen fertig eingerichteten Arbeitsplatz mit Orientierungshilfen vor.
Besonders bei neuen Fakultätsmitgliedern profitieren wir davon, dass wir die neuen WissenschaftlerInnen bereits aus den Berufungsprozessen kennen und mit deren Bedürfnissen dadurch vertrauter sind. Hier können wir direkt bei Vertragsabschluss an die weiteren Schritte zu einem guten Start an der Hochschule anknüpfen. Unsere Bilanz bislang fällt positiv aus: Wir konnten beispielsweise den Arbeitsbeginn der Mitarbeiter professionalisieren und haben vor, das auch noch stärker digital umzusetzen.
Wie sehen Sie Ihre Rolle bei der Begrüßung von neuem Personal und wie erleichtern Sie dadurch den Start?
CB: Die WHU ist sehr international ausgerichtet. Wir möchten Menschen von überall her den Einstieg an der WHU aber auch in die Region erleichtern. Die Checkliste „New in Germany“ soll Mitarbeitern aus anderen Ländern helfen, sich zu orientieren und direkt von Anfang an ein gutes Gefühl vermitteln. Da helfen wir auch schon mal bei Nachfragen bei der Ausländerbehörde. Von unseren Willkommenspaketen haben wir in einem Jahr schon mehr als 80 Stück übergeben – die neuesten sogar mit dem WHU-Mundschutz. Der erste Eindruck zählt!
Inwiefern unterstützen Sie bei der Integration am neuen Arbeitsplatz oder Lehrstuhl?
CB: Wir setzen schon bei den Abteilungen und Teams an und klären, was erledigt werden muss, bevor der oder die MitarbeiterIn die neue Stelle anfängt. Dafür gibt es mittlerweile strukturierte Unterlagen, eine Checkliste und für die neuen WHU-Mitglieder den Leitfaden „New at WHU“ im Intranet. Besonders wenn Lehrstühle neu geschaffen werden und noch kein Team existiert, sorgen wir dafür, dass neue Fakultätsmitglieder sich willkommen fühlen und mit ihrer Arbeit beginnen können. Jeder soll mit den gleichen Bedingungen starten können!
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