Alles unter Kontrolle?

Victor van Pelt- 23. November 2023

Tipps für Praktiker

Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende effizient arbeiten, nutzen Manager verschiedene Kontrollmechanismen wie Überwachung, formale Verfahren und Leitlinien. Obwohl es zahlreiche Untersuchungen und Erkenntnisse darüber gibt, wie Manager Kontrollentscheidungen treffen (und wie Mitarbeitende darauf reagieren), ist wenig darüber bekannt, was danach geschieht. Wie verändern sich ihre Kontrollentscheidungen im Laufe der Zeit? Revidieren Manager Kontrollentscheidungen, die sie in der Vergangenheit getroffen haben?

Es ist von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, wie Manager kontrollbezogene Entscheidungen überprüfen, weil externe Faktoren Änderungen bei der Kontrollausübung rechtfertigen können. Da immer ausgefeiltere Technologien zur Überwachung zur Verfügung stehen, wird die Ausübung strenger Kontrolle immer billiger, wie eine aktuelle Auswertung zur Leistungsüberwachung zeigt. Anderseits haben viele Arbeitsplätze sich weiterentwickelt und erfordern spezifischere Kenntnisse, Flexibilität und mehr Kreativität – Anforderungen, die durch strenge Kontrollen behindert werden.

Es stellt sich also die Frage: Wie überprüfen aufstrebende Manager Kontrollentscheidungen, die sie in der Vergangenheit getroffen haben? Eine kürzlich veröffentlichte Studie verwendet ein einfaches, aber wirkungsvolles Design, um Antworten darauf zu geben. Angehende Manager wurden gebeten, eine Reihe von Entscheidungen darüber zu treffen, wie stark sie die Entscheidung einer anderen Person kontrollieren möchten. Dabei wurde variiert, ob die Kosten für die Kontrolle der Entscheidung der anderen Person zu verschiedenen Zeitpunkten der Studie sanken oder stiegen.

Im Idealfall sollten Manager gleichermaßen bereit sein, den Umfang ihrer Kontrolle zu senken, sobald die Kosten steigen und sie zu erhöhen, wenn die Kosten dafür sinken. Im Einklang mit psychologisch begründeten Vorhersagen zeigen die Ergebnisse jedoch ein asymmetrisches Anpassungsmuster. Die angehenden Manager verringerten den Umfang ihrer Kontrolle weniger, wenn die Kosten dafür stiegen, als sie ihre Kontrolle ausweiteten, wenn die Kosten sanken.

Was ist der Grund für die Abneigung gegen ein geringeres Kontrollniveau? Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass das asymmetrische Anpassungsmuster abnimmt, wenn die Manager die Veränderung der Kontrollkosten eher früher als später erfahren. Somit ist die Dauer der vorherigen Kontrollerfahrung ein entscheidender Grund für die unverhältnismäßig hohe Ablehnung von Managern, die einmal erlangte Kontrolle wieder aufzugeben. Je länger sie die Kontrolle über die Entscheidungen anderer ausgeübt haben, desto mehr zögern sie, diese Kontrolle zurückzunehmen.

Diese Resultate sind ein Warnsignal für Unternehmen, Regulierungsbehörden und Institutionen. Diejenigen, die in einer Machtposition sind, tun sich leicht damit, den Grad der Kontrolle am Arbeitsplatz schnell zu erhöhen, zögern jedoch, ihn wieder zu verringern. Ein Faktor dabei ist, dass den für die Kontrollen Verantwortlichen in der Praxis möglicherweise Informationen fehlen, die ihnen helfen würden, frühere Entscheidungen zu überdenken. Möglicherweise ignorieren sie sogar Informationen, die für eine Verringerung der Kontrollen sprechen würden. Dementsprechend kann die Einführung neuer und vielleicht stärkerer Kontrollen dazu führen, was als "schleichende Kontrolle" bezeichnet wird: Das Ausmaß der Kontrolle nimmt im Laufe der Zeit immer mehr zu.

Diese dokumentierte Asymmetrie in der Art und Weise, wie Manager ihre Kontrolle aktualisieren, steht auch im Einklang mit regulatorischen Änderungen. So wird beispielsweise häufig argumentiert, dass der Umfang der Kontrollen in Unternehmen und Institutionen im Laufe der Zeit zugenommen hat. Als Gründe werden häufig strengere Vorschriften und geringere Kosten der Kontrollen aufgrund von Fortschritten in der IT und bei KI genannt. Die Ergebnisse dieser Studie deuten jedoch darauf hin, dass auch diejenigen, die dafür verantwortlich sind, Kontrollentscheidungen zu treffen und zu überarbeiten, eine wichtige Rolle bei der Steigerung des Grades der Kontrollen spielen. Um zu verhindern, dass immer weitere unnötige Kontrollen etabliert werden, sollten Unternehmen und Institutionen in Erwägung ziehen, die für die Einführung von Kontrollen Verantwortlichen in ihrer Aufgabe zeitlich zu begrenzen. Darüber hinaus kann ein Rotationsplan sicherstellen, dass keine Person zu lange für dieselben kontrollbezogenen Entscheidungen verantwortlich ist.

Literaturverweis und Methodik

In der Studie „Asymmetric Adjustment of Control“ trafen angehende Führungskräfte eine Reihe von Entscheidungen darüber, wie stark sie es für notwendig hielten, die Entscheidungen einer anderen Person zu kontrollieren. Die damit verbundenen Kosten für die Kontrolle dieser Person nahmen zu verschiedenen Zeitpunkten während des Experiments ab oder zu.

- Van Pelt, V. F. J. (2023): Asymmetric Adjustment of Control, in: Contemporary Accounting Research, 10. Juli 2023. https://doi.org/10.1111/1911-3846.12886.